Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d) (Kennziffer: 013V/2025)

Anforderungsprofil

Vorausgesetzt werden:

• die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst

oder

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als
  • Verwaltungsfachangestellte/r,
  • Fachangestellte/r bzw. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder
  • eine vergleichbare dreijährige Berufsausbildung vorzugsweise im Rechtswesen (z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r)

jeweils mindestens mit der Note befriedigend.

 

Weiterhin bringen Sie mit:

• Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein verbunden mit Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur gelegentlichen Übernahme von tageweisen Dienstreisen
• Bereitschaft, sich schnell und intensiv in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten
• absolute Verlässlichkeit, Verschwiegenheit und Loyalität
• sichere Beherrschung von MS-Office-Anwendungen
• Bereitschaft, Prozesse der Digitalisierung proaktiv mitzugestalten
• gutes Organisationsgeschick und Kommunikationsverhalten
• kundenorientiertes Handeln und termingenaues Arbeiten
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Offenheit für neue Aufgaben
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise

Arbeitgeber-Leistungen

• Tätigkeiten in einem interessanten, abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgabenbereich,
• ein Arbeitsumfeld, das geprägt ist von Kollegialität, Interdisziplinarität, Professionalität und Wertschätzung,
• Angebote zur beruflichen und persönlichen Weiter- und Fortbildung durch interne und externe Angebote,
• bei Vorliegen der persönlichen und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen besteht die Möglichkeit einer guten beruflichen Weiterentwicklung,
• flexible Dienstzeitgestaltung im Rahmen der Unterstützung einer guten Work-Life-Balance sowie der Vereinbarkeit von Familie und Beruf,
• bei Vorliegen der persönlichen und sachlichen Voraussetzungen sowie der Eignung der Tätigkeiten besteht die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens,
• Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements,
• den Erwerb eines Job-Tickets.

Tätigkeitsprofil

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Unterstützungsaufgaben einschließlich allgemeiner Verwaltungsaufgaben bei Rechtsstreitigkeiten sowie IFG- und DSGVO-Angelegenheiten, hier u. a.
  • Aktenpflege,
  • Fristeintragung, -überwachung Koordination und Vergabe von Terminen mit der Leitung des Justiziariats,
  • Anforderung von Vorgängen und Überwachung der Rückläufe,
  • Erstellung und Übersendung der jährlichen IFG-Statistik an das BMI,
  • Recherche zur Unterstützung bei der Widerspruchsbearbeitung,
  • Formelle Kontrolle von Angaben in Kostenfestsetzungsanträgen,
  • Versenden von Stellungnahmen auch per PZU
• Unterstützungsaufgaben hinsichtlich der Aktualisierung von Rechtsgrundlagen (RGL), u.a. Aktualisierung der Dokumente im Internet bzw. Intranet
• Unterstützungsaufgaben hinsichtlich hochschulweiter Rechtsberatung, hier Recherche und bei einfachen Sachverhalten, Beantwortung von Anfragen von Beschäftigten, Lehrenden, Studierenden, Externen sowie ehemaligen Studierenden
• Unterstützungsaufgaben hinsichtlich zahlungsrelevanter Vorgänge wie z. B. Erstellung von Vermerkentwürfen zu Rechtsstreitigkeitskosten, Prüfung und Freigabe von Rechnungen mit Feststellung der rechnerischen Richtigkeit und Erstellung von Gebührenbescheiden bei Auskünften nach IFG

Bewerbungsverfahren

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Beurteilungen, Zeugnisse, ggfls. Nachweis der Schwerbehinderung etc.) senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer bis zum 13. Juli 2025

vorzugweise per E-Mail als einheitliche PDF-Datei (max. 10 MB) an

bewerbung@hsbund.de

oder auf dem Postweg an

 Hochschule des Bundes

für öffentliche Verwaltung

- Arbeitsgruppe Z1.2 Personalmanagement -

Postfach 1660, 50306 Brühl.

 

Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir ausdrücklich darum, keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.g. Nachweise und Unterlagen zu übersenden, da keine Rücksendung erfolgt.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen unter www.KMK.org/ZAB.

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen die Leiterin der Arbeitsgruppe Z1.1, Frau Dr. Wibke Rosenhayn (Tel.: 022899/629- 6131), gerne zur Verfügung.

Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an Christian Hill (Tel.: 0228 99 629 - 6134 / E-Mail: bewerbung@hsbund.de).

Nähere Informationen über die Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung finden Sie unter www.hsbund.de.

Besondere Hinweise

• Die HS Bund bietet vielfältige Arbeitszeitmodelle an. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist möglich.
• Gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 TVöD richtet sich die Eingruppierung der/des Beschäftigten nach dem Tarifvertrag über die Entgeltordnung des Bundes (TV EntgO). Die Bewertung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bewertung.
• Die HS Bund ist nach den Vorgaben des Bundesgleichstellungsgesetzes und ausweislich ihres Gleichstellungsplanes bestrebt, den Anteil der Frauen zu erhöhen. Bewerbungen von Frauen werden deshalb ausdrücklich begrüßt.
• Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind ausdrücklich willkommen.
• Menschen mit Behinderung und diesen gleichgestellte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Es wird lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt
• Die HS Bund bietet ein DeutschlandJobticket für den Nahverkehr zu vergünstigten Konditionen an.
• Die Ausübung eines Ehrenamtes bzw. bürgerschaftliches oder gesellschaftliches Engagement sind förderlich.
• Die HS Bund fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und wurde dementsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter beruf-und-familie.de.

Hinweis zum Datenschutz:

Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Im Falle einer Nichtberücksichtigung oder Rücknahme der Bewerbung wird diese mitsamt den erhobenen personenbezogenen Daten spätestens nach Ablauf von sechs Monaten nach erfolgter Absage bzw. Rücknahme der Bewerbung gelöscht.

Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie unter https://www.hsbund.de/DE/05_Service/45_Datenschutz/Datenschutz-node.html.